Personal für die Villa auf Mallorca: eigene Hausangestellte oder Dienstleistungsunternehmen

Was die Anmeldung einer Hausangestellten auf Mallorca nach der Reform von 2022 bedeutet, was sie wirklich kostet und wann sich Housekeeping und Wartung extern lohnen.

Fast jeder Villenbesitzer auf Mallorca kommt im zweiten oder dritten Jahr an denselben Punkt: Das Haus lässt sich mit einzelnen Reinigungsbesuchen nicht mehr halten, es braucht jemanden fest. Von da an öffnen sich zwei Wege, die die meisten verwechseln – und die Verwechslung ist teuer. Der erste besteht darin, eine Person direkt als Hausangestellte einzustellen und bei der spanischen Sozialversicherung auf den Namen des Eigentümers anzumelden, der damit Arbeitgeber mit sämtlichen arbeitsrechtlichen Pflichten wird. Der zweite besteht darin, ein Dienstleistungsunternehmen zu beauftragen, das die erbrachte Leistung in Rechnung stellt und das Arbeitsverhältnis mit seinem eigenen Personal trägt. Das ist nicht dieselbe Sache in anderer Verpackung: Reale Kosten, Haftung, Absicherung bei Urlaub und Krankheit und sogar die steuerliche Behandlung unterscheiden sich. Und es gibt einen dritten Weg, den häufigsten und gefährlichsten: jemandem des Vertrauens bar zu zahlen, ganz ohne Anmeldung. Das gehört ohne Umschweife gesagt: Seit der Reform der Hausarbeit von 2022 und angesichts des heutigen Datenabgleichs der Arbeitsinspektion ist das keine Grauzone mehr. Ein Haushaltsunfall, ein Streit, der in einer Anzeige endet, oder eine schlichte Krankschreibung verwandeln eine bescheidene monatliche Ersparnis in ein Verfahren mit Nachzahlung der Beiträge von vier Jahren, Bußgeld und, bei einem Unfall, direkter Haftung des Eigentümers.

Die Direktanstellung hat sich mit dem Real Decreto-ley 16/2022 stark verändert, das die Hausarbeit weitgehend dem allgemeinen System angeglichen hat. Für einen Villenbesitzer ist am wichtigsten, dass die freie Beendigung ohne Grund entfallen ist, also die Möglichkeit, das Verhältnis mit kurzer Ankündigung und geringer Abfindung zu beenden: Heute muss eine Kündigung begründet sein, andernfalls verhält sie sich wie jede unwirksame Kündigung. Seit Oktober 2022 wird in der Hausarbeit zudem in die Arbeitslosenversicherung und in den Lohngarantiefonds eingezahlt, und seit 2023 obliegen Anmeldung und Beitragszahlung dem Arbeitgeber unabhängig von der Stundenzahl, auch bei wenigen Wochenstunden. Hinzu kommen Pflichten, die kaum jemand mit einem Privathaushalt verbindet: tägliche Arbeitszeiterfassung, Grenzen für die sogenannten Bereitschaftsstunden, dreißig Kalendertage Urlaub, zwei Sonderzahlungen oder deren anteilige Auszahlung, sechsunddreißig Stunden zusammenhängende Wochenruhe, der anteilig auf die Arbeitszeit angewandte Mindestlohn, eine Obergrenze von dreißig Prozent für Sachbezüge bei Unterbringung im Haus und, seit der Ausgestaltung des Arbeitsschutzes für diesen Bereich, eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes. Wirtschaftlich gilt als Faustregel, dass die realen Kosten einer direkt angestellten Person nach Beiträgen und Rückstellung für Abfindungen etwa fünfundzwanzig bis fünfunddreißig Prozent über dem Bruttolohn liegen, wobei in bestimmten Fällen Ermäßigungen greifen. Ein Dienstleister stellt dagegen mit einundzwanzig Prozent Mehrwertsteuer in Rechnung, die ein privater Eigentümer nicht abziehen kann, deckt im Preis aber Vertretung, Schulung, Versicherung und Arbeitgeberrisiko ab.

Ein auf Mallorca entscheidender Punkt, den fast kein Eigentümer bedenkt: Das Sondersystem für Hausangestellte deckt nur Dienste im Rahmen des Familienhaushalts ab. Wird die Villa als lizenzierte Ferienvermietung betrieben, sind die Reinigung zwischen An- und Abreisen, das Housekeeping während des Gästeaufenthalts und der Empfang keine Hausarbeit, sondern wirtschaftliche Tätigkeit: Dieses Personal darf nicht als Hausangestellte des Eigentümers gemeldet sein, und geschieht es doch, droht eine Umqualifizierung mit Nachforderungen. Der Fehler ist typisch für Häuser mit gemischter Nutzung, die im August bewohnt und im Juni und September vermietet werden; die vernünftige Lösung besteht fast immer darin, beide Welten zu trennen – die familiäre Nutzung im passenden System zu belassen und alles, was zur touristischen Vermietung gehört, an ein Unternehmen auszulagern. Dazu kommt die schlichte Auslastungsrechnung: Eine saisonal genutzte Villa erzeugt selten zwölf Monate stabile Arbeit. Im Winter bleibt Arbeitszeit übrig, im Juli fehlen Hände, sodass ein Festvertrag entweder ein halbes Jahr unterausgelastet ist oder genau dann zu knapp wird, wenn das Haus voll ist. Auslagern verwandelt diese Fixkosten in variable und erlaubt es, an Wechseltagen Teams aufzustocken, ohne Verträge neu zu verhandeln oder auf Überstunden auszuweichen, die sich in der gesetzlichen Arbeitszeit kaum unterbringen lassen.

Dennoch hat die Direktanstellung echte Vorteile und ist nicht immer die schlechtere Wahl. Wer seit Jahren im Haus ist, kennt das Verhalten der Haussteuerung, weiß, welcher Schrank schlecht schließt, wo der Haupthahn sitzt und was jedes Familienmitglied mag – dieses Betriebsgedächtnis ist nicht käuflich. Für überwiegend bewohnte Häuser mit fester Familie und häufiger Anwesenheit ist ein sauber aufgesetzter eigener Vertrag meist die beste Lösung. Problematisch wird es, wenn diese Person zugleich der einzige Kontrollpunkt eines Hauses ist, das monatelang leer steht: Wird sie im August krank, kündigt sie oder nimmt sie schlicht ihren Urlaub, steht keine Struktur dahinter. Deshalb funktioniert im Südwesten Mallorcas meist ein hybrides Modell am besten: eigenes Personal für den häuslichen Vertrauensbereich und ein Unternehmen für das, was eine einzelne Person nicht leisten kann – garantierte Vertretung bei Urlaub und Krankheit, Teams für Gästewechsel und Grundreinigungen, koordinierte Gewerke für Pool, Garten, Klimatisierung und Störfälle, Haftpflichtversicherung, ein Schlüssel- und Zutrittsprotokoll und einen festen Ansprechpartner, der antwortet, wenn der Eigentümer zweitausend Kilometer entfernt ist. Welche Formel auch gewählt wird, drei Dinge sind nicht verhandelbar: dass jede Person, die das Haus betritt, von irgendjemandem angemeldet ist, dass ein schriftlicher Arbeits- oder Dienstleistungsvertrag existiert und dass dokumentiert ist, wer Schlüssel und Codes besitzt. Das vorher zu ordnen ist deutlich günstiger, als es nach einem Vorfall zu klären.